Privacyverklaring VTV de Zandweg
Privacyverklaring 15-05-2018
Volkstuinvereniging de Zandweg, gevestigd aan Kromme Zandweg 66a, 3084 ND Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Volkstuinverenging de Zandweg
Postbus 59088, 3008 PD Rotterdam
bestuur-vtvdezandweg@outlook.com
De voorzitter is de Functionaris Gegevensbescherming van Volkstuinvereniging de Zandweg.
Onderstaande persoonsgegevens en informatie wordt door onze vereniging over u verzameld, bewaard en bewerkt.
Volkstuinvereniging de Zandweg verwerkt persoonsgegevens die door u aan ons zijn verstrekt door u omdat u gebruik maakt van onze diensten en lid wil worden van de vereniging hetzij goederen en diensten aan ons levert, hetzij een activiteit uitoefent op de vereniging.
1. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken en van wie:
1.a. Van de tuinleden
Algemene persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- geboortedatum
- adresgegevens
- telefoonnummer
- mailadres
Gevoelige persoonsgegevens:
- bankrekeningnummer
- of u verzekerd bent bij de collectieve opstalverzekering, ingangsdatum, waarvoor en voor welk bedrag
- of u een eigen opstalverzekering bet aangegaan voor uw tuinhuis, zo ja bij welke verzekering, bedrag, ingangsdatum en verzekerde voorwerpen
- indien u een beroep doet op de collectieve verzekering, dat u beroep doet op de verzekering, waarvoor en tijdstip, welk bedrag, wat is uitgekeerd, wanneer, op welk rekeningnummer, correspondentie aangaande het dossier
- indien u een conflict hebt met de vereniging of een lid het hele dossier tot 5 jaar na sluiting van dit dossier
- facturen van de vereniging aan u alsook uw betalingen aan de vereniging, m.a.w uw betalingsgegevens en betaalverkeer, inclusief openstaande posten en eventuele tegoeden van u van de vereniging
- afbetalingsregelingen met de vereniging, met verloop
- in voorkomend geval automatische incassomandaten
- zo u een wijziging- of inzageverzoek indient via mail, een kopie van uw identiteitsbewijs zoals omschreven in het daartoe voorziene hoofdstuk
Overige informatie
- het tuinnummer dat u in gebruik heeft
- verrichte werkbeurten en wanneer werkbeurten verricht zijn
- mailverkeer
- contactgegevens van een naaste
- uw aankopen in het winkeltje door middel van registratie van het tuinnummer op uw aankoop bon
- bij een overdracht van een tuinhuis, de datum, de verkoopprijs van het tuinhuis alsook indien nodig de beschrijving of benoeming van voorwerpen de mee worden overgedragen
- ingang en einde lidmaatschap met korte notering van de reden van beëindiging
- overige persoonsgegevens die u actief verstrekt heeft door bijvoorbeeld een profiel op deze website aan te maken, via correspondentie en / of telefonisch
1.b. Van het bestuur
Naam, voornaam, adres, geboortedatum, tuinnummer, functie, in- en uitschrijving als bestuurslid bij de KvK, ingangsdatum en datum van uitschrijving van deze functie, takenlijst.
1.c. Van leden van de Kas Controle Commissie
Naam, voornaam, adres, geboortedatum, tuinnummer, datum ingang mandaat (Algemene Ledenvergadering).
1.d. Van de vrijwilligers
Naam, voornaam, adres, contactgegevens, geboortedatum, functie, eventueel takenlijst.
1.e. Van de leveranciers
Naam of bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, contactpersoon, wat wordt aangekocht, wanneer en voor hoeveel, betaalverkeer, rekeningnummer.
1.f. Van de externe medewerker(s) en sympathisanten
Hieronder wordt verstaan ten titel van voorbeeld externe sprekers op een info avond, gebruikers van de kantine, het administratiekantoor waarmee we werken, de verzekeringsmaatschappij waar de collectieve verzekeringen zijn ondergebracht.
Hiervan wordt bewaard:
Naam of bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, geboortedatum, functie of activiteit.
1.g. Van de overkoepelende organen
Naam en adres, contactgegevens, contactpersoon en functie
1.h. Van uw profiel op de website
Uw mailadres en tuinnummer
1.i. Van uw gegevens bekomen via het contactformulier
Uw mailadres, tuinnummer en eventueel het telefoonnummer
2. Hoe komt de vereniging aan deze gegevens?
Deze gegevens worden door u aan ons vertrekt bij de inschrijving, of bij het aangaan van de verbintenis.
In het kader van de uitvoering van het lidmaatschap (vb. betaalgeschiedenis).
3. Rechtvaardigingsgrond
3.a. Algemeen:
3.a.1 Deze gegevensverwerking is noodzakelijk:
Hetzij ter uitvoering van het lidmaatschap van de vereniging.
Het is immers noodzakelijk om te weten en eenvoudig te kunnen achterhalen wie de leden zijn, welke tuin ze in gebruik hebben, of ze aangesloten zijn bij de aangeboden collectieve verzekering, of de contributies, bijdragen en andere kosten voldaan zijn, of de overdracht correct is verlopen, enz.
Hetzij uw diensten te kunnen afnemen.
Hetzij u een activiteit te laten organiseren op het terrein van de verenging.
Om te kunnen voldoen aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen.
De vereniging dient er u op te wijzen dat zonder het verstrekken van toestemming tot bewaren en verwerken van deze gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van het uitoefenen van het beheer van de vereniging en vervullen van wettelijke en fiscale verplichtingen , de vereniging niet kan overgaan tot hetzij u toe te laten als lid, hetzij uw diensten af te nemen, hetzij uw activiteit te laten plaatsvinden.
3.a.2
Het gebruik en verwerken van alle overige gegevens dan dezen noodzakelijk ter uitvoering van het lidmaatschap van de verenigingen en dezen noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen, zoals uw profiel op de website is gebaseerd op uw toestemming en zolang uw toestemming geldt en voor het doel waarvoor u deze toestemming verleent.
Uw toestemming hiertoe wordt gegeven in een overeenkomst tussen de vereniging en uzelf.
3.b. Specifieke rechtvaardigingsgronden:
Geboortedatum:
Deze gegevens hebben we nodig om te verifiëren of u meerderjarig bent op het ogenblik van het aangaan van het lidmaatschap. We bewaren deze ook om dit ten alle tijden te kunnen bewijzen. Daarnaast is het soms noodzakelijk om personen met zelfde naam en adres te kunnen onderscheiden (vb vader en zoon dragen zelfde naam en wonen op zelfde adres).
Voor leden van de Kas Controle Commissie alsook bestuursleden, om aan te kunnen tonen dat u meerderjarig bent.
Voor alle overige om te allen tijde na te kunnen gaan en te kunnen bewijzen dat u handelingsbekwaam was op het ogenblik van het aangaan van de verbintenis
Bankrekeningnummer:
Deze gegevens heeft de vereniging nodig zo de vereniging u geld dient over te maken.
Ook bekomt de vereniging deze gegevens automatisch bij het uitvoeren van uw betalingen en kan de vereniging niet anders dan deze te bewaren en te verwerken.
Verzekeringsgegevens opstal
Deze gegevens heeft de vereniging nodig om na te kunnen gaan of u verzekerd bent en voor welk bedrag, zodat de vereniging weet zo een incident zich voordoet en verhaal nodig is, of u verzekerd bent en bij welke maatschappij.
Verzekeringsdossiers en conflicten
Deze gegevens zijn noodzakelijk om aan te kunnen tonen dat de vereniging haar verplichtingen is nagekomen.
Betaalverkeer, facturen, betalingsregelingen, automatische incasso mandaten
Deze gegevens zijn noodzakelijk om na te kunnen gaan of u voldoet aan uw financiële verplichtingen.
Kopie van een identiteitsdocument
Om na te kunnen gaan en ook steeds te kunnen bewijzen dat u degene bent die een inzage of wijziging van uw gegevens vroeg.
Tuinnummer
Het is noodzakelijk te weten welke tuin u in gebruik heeft, van wanneer, tot wanneer.
Werkbeurten
Deze gegevens zijn noodzakelijk om na te gaan of u aan deze verplichtingen hebt voldaan.
Mailverkeer
Het is noodzakelijk na te gaan en nadien te kunnen bewijzen wat is overeengekomen, afgesproken, enz tussen partijen.
Contactgegevens van een naaste
Zo we u niet kunnen bereiken in geval van dringende noodzaak zoals een inbraak of brand aan uw tuinhuis, of zo u iets zou overkomen op het terrein, dient de vereniging te weten wie kan gecontacteerd worden hierover.
Inkopen, overdrachten, periode lidmaatschap
Deze gegevens zijn nodig om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen en/of te allen tijde indien nodig na te kunnen gaan wanneer u lid werd, of u nog lid bent, enz.
Taken en functies
Het is noodzakelijk te allen tijde te kunnen nagaan wie welke taak heeft.
4. Doel en grondslag
Volkstuinvereniging de Zandweg verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- om uw lidmaatschap van de vereniging juist te kunnen registreren
- om te kunnen voldoen aan bepaalde wettelijke en fiscale plichten
- om te weten welke tuin u betrekt
- om te weten of u aangesloten bent bij de collectieve verzekering en voor welk bedrag
- het afhandelen van uw betaling
- u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
- specifieke gegevens waarvoor specifiek toestemming is verleend worden gebruikt en verwerkt conform het doel waarvoor de toestemming is verleend
5. Geautomatiseerde besluitvorming
Volkstuinvereniging de Zandweg neemt NIET op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Volkstuinvereniging de Zandweg) tussen zit.
6. Hoe worden uw persoonsgegevens bewaard
De gegevens worden in de mate van het mogelijke enkel digitaal bewaard.
Wanneer het niet anders kan worden de gegevens eveneens op papier bewaard.
7. Waar worden deze gegevens bewaard
De digitale gegevens worden bewaard in de One Drive cloud van Outlook.
Het mailverkeer wordt bewaard in de mailbox(en) van de vereniging, eveneens Outlook.
Gegevens via de website in de cloud van Webnode.
De papieren documenten worden bewaard op kantoor van de vereniging in een daartoe beschermde kast en maandelijks bezorgd bij het administratiekantoor die het voor langere tijd bijhoudt en zorgvuldig bewaart.
Gedurende de werkzaamheden van de Kas Controle Commissie worden deze stukken bewaard op een met de Kas Controle Commissie overeengekomen beschermde plaats, dat schriftelijk wordt vastgelegd en ondertekend door de leden van de Kas Controle Commissie en minstens een lid van het bestuur.
8. Wie heeft toegang tot deze gegevens:
Cloud van de vereniging:
- de voorzitter
- de secretaris
- de penningmeester
- de aangestelde en functionerende leden van de Kas Controle Commissie (ter informatie zij hebben bij wet voorzien recht op toegang tot alle documenten)
Harde schijf vereniging (zo die er is)
- de voorzitter
- de secretaris
- de penningmeester
Mailverkeer en mailadres(sen) van de vereniging
- de voorzitter
- de secretaris
- de penningmeester
- de webmaster
Website, webformulieren, profielen op website
- de voorzitter
- de secretaris
- de penningmeester
- de webmaster
Kast op kantoor
- de voorzitter
- de secretaris
De bestuursleden en aangestelde en functionerende leden van de Kas Controle Commissie in functie hebben van rechtswege recht op inzage van alle gegevens en bestanden, met uitzondering van de boekhoud- en facturatiemodule gezien dit specifiek gebonden is aan het administratiekantoor. De geboekte en verwerkte gegevens kunnen wel door de Kas Controle Commissie leden in functie worden opgevraagd.
9. Met wie worden deze gegevens eventueel gedeeld
9.a.
Onder geen enkel beding worden deze gegevens gedeeld met derden zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de persoon om wiens gegevens het gaat, tenzij de wet of een gerechtelijk bevel het voorschrijft of in het kader van de uitoefening van de functie.
Met dit laatste wordt o.a. bedoeld dat bestuursleden onder elkaar deze gegevens mogen uitwisselen, alsook dat deze gegevens mogen worden doorgestuurd naar de SVIN indien de vraag gerechtvaardigd is, de gemeente indien de vraag gerechtvaardigd is, de Kas Controle Commissie , het administratiekantoor dat de administratie en boekhouding verzorgt, de verzekeringsmaatschappij in zoverre dit nodig is ter uitvoering van de overeenkomst met deze maatschappij en afhandeling van een dossier indien nodig, een incasso of deurwaarderskantoor.
Deze opsomming is niet limitatief doch ten titel van voorbeeld.
In geen geval worden uw gegevens gedeeld met reclamebureaus, en andere commerciële entiteiten zonder expliciet en voorafgaandelijk uw toestemming te hebben gekregen.
9.b. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Volkstuinvereniging de Zandweg gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
9.c.
Genoemde personen in supra (punt 8) hebben allen een verklaring ondertekend dat zij met zorg om zullen springen met de gegevens en deze enkel raadplegen en verwerken in het kader van de uitoefening van hun functies.
Het administratiekantoor heeft tevens een verwerkersovereenkomst aangegaan met de vereniging.
10. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard
Volkstuinvereniging de Zandweg bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Persoonsgegevens Bewaartermijn: zolang als u lid bent van de vereniging Volkstuinvereniging de Zandweg;
- Personalia Bewaartermijn: zolang als u lid bent van de vereniging Volkstuinvereniging de Zandweg;
- Adres Bewaartermijn: zolang als u lid bent van de vereniging Volkstuinvereniging de Zandweg;
- Enzovoort Bewaartermijn: zolang als u lid bent van de vereniging Volkstuinvereniging de Zandweg;
- Gegevens waarvoor specifiek toestemming is verleend: de duur waarvoor toestemming is gegeven;
- Het administratiekantoor bewaart de verwerkte gegevens 7 jaar van af het eerstvolgende boekjaar waarin de informatie is verworven of ontstaan.
11. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
11.a.
U heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, en eventueel foutief opgenomen gegevens te corrigeren of te verwijderen. Dit laatste uiteraard kan alleen maar in zoverre deze niet vallen onder de fiscale bewaarplicht, andere wettelijke plichten tot bewaren of niet noodzakelijk zijn ter uitvoering van het beheer van de vereniging en lidmaatschap.
11.b.
Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Volkstuinvereniging de Zandweg met uitzondering van de toestemming tot bewaren en verwerking van deze gegevens die vallen onder de fiscale bewaarplicht, andere wettelijke plichten tot bewaren of gegevens die noodzakelijk zijn ter uitvoering van het beheer van de vereniging en lidmaatschap.
11.c.
U heeft tevens het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
11.d.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar bestuur-vtvdezandweg@outlook.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
11.e.
Volkstuinvereniging de Zandweg wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
12. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Volkstuinvereniging de Zandweg neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via bestuur-vtvdezandweg@outlook.com.
Zo een datalek zich voordoet, zal dit gelijk worden gemeld aan de autoriteit persoonsgegevens.
Gedaan te Rotterdam op 15-05-2018
Bij wijzigingen in de verwerking zal deze verklaring worden aangepast aan de nieuwe situatie.