Privacyverklaring VTV de Zandweg

Privacyverklaring laatste update 3-1-2025

Volkstuinvereniging De Zandweg, gevestigd aan Kromme Zandweg 66a, 3084 ND Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw privacy en verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Contactgegevens

Naam: Volkstuinvereniging De Zandweg
Adres: Postbus 59088, 3008 PD Rotterdam
E-mail: bestuur-vtvdezandweg@outlook.com

De voorzitter fungeert als Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de vereniging.\

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt bij het aangaan van (aspirant-) lidmaatschap, het leveren van diensten of deelname aan activiteiten. Hieronder vindt u een overzicht van de gegevens die wij verwerken:

2.1 Algemene persoonsgegevens

  • Voor- en achternaam

  • Geboortedatum

  • Adres

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

2.2 Gevoelige persoonsgegevens

  • Bankrekeningnummer

  • Verzekeringsgegevens (indien van toepassing)

    • Collectieve opstalverzekering: ingangsdatum, verzekerd bedrag

    • Eigen opstalverzekering: maatschappij, polisgegevens

  • Financieel dossier:

    • Facturen en betalingen

    • Afbetalingsregelingen

    • Automatische incassomachtigingen

  • Kopie van identiteitsbewijs (alleen bij verzoek om inzage of wijziging van gegevens, waarbij niet-relevante delen zoals BSN en foto worden afgeschermd)

2.3 Overige gegevens

  • Tuinnummer

  • Werkbeurten (datum en frequentie)

  • Contactgegevens van een naaste

  • Aankoopgegevens uit het winkeltje (via tuinnummer)

  • Ingangs- en einddatum lidmaatschap (met reden van beëindiging)

  • Overdrachtsinformatie bij verkoop van een tuinhuis (datum, verkoopprijs en overgedragen voorwerpen)

3. Doelen en rechtvaardigingsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Registratie en beheer van uw lidmaatschap

  • Toezicht op naleving van reglementen

  • Afhandelen van betalingen

  • Communicatie over verenigingsactiviteiten en wijzigingen

  • Nakoming van wettelijke en fiscale verplichtingen

Rechtsgrondslag:

  1. Uitvoering van het lidmaatschap

  2. Voldoen aan wettelijke verplichtingen

  3. Toestemming, indien vereist (bijvoorbeeld voor optionele gegevens zoals een profiel op de website)

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor deze zijn verzameld.

  • Lidmaatschapsgegevens: Gedurende de looptijd van uw lidmaatschap

  • Financieel-administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

  • Toestemmingsgebonden gegevens: Tot het moment van intrekking van de toestemming

5. Delen van gegevens met derden

Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld met:

  • Het administratiekantoor (voor boekhouding)

  • De verzekeringsmaatschappij (indien nodig voor collectieve verzekering)

  • Overheidsinstanties of juridische autoriteiten (alleen indien wettelijk verplicht)

  • Kascontrolecommissie (voor inzage in financiële administratie)

Wij delen uw gegevens niet met commerciële partijen, tenzij u hiervoor expliciet toestemming geeft.

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of onbevoegde toegang:

  • Digitale gegevens worden opgeslagen in een beveiligde cloudomgeving (OneDrive, Outlook).

  • Papieren gegevens worden bewaard in een afsluitbare kast op kantoor.

  • Toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde personen, zoals de voorzitter, secretaris en penningmeester.

  • Alle betrokkenen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

7. Uw rechten

U heeft het recht om:

  • Uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen (voor zover toegestaan binnen wettelijke bewaarplichten).

  • Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

  • Uw toestemming voor specifieke gegevensverwerking in te trekken.

  • Een verzoek in te dienen voor overdracht van uw gegevens.

Contact: Stuur uw verzoek naar dezandwegvtv@gmail.com. Voeg een kopie van uw identiteitsbewijs toe (met afgeschermde foto, MRZ, paspoortnummer en BSN) om uw identiteit te verifiëren.

8. Cookies

Onze website gebruikt alleen technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en optimalisatie van de website. Analytische cookies die uw privacy respecteren kunnen ook worden gebruikt.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast bij wijzigingen in onze werkwijze of wettelijke vereisten. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Laatst bijgewerkt op: 3 januari 2025

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact met ons op via dezandwegvtv@gmail.com of dien een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.